نحوه ایمیل زدن به اساتید خارجی جهت اپلای دانشگاه

ایمیل به اساتید
زمان مطالعه: 6 دقیقه

آخرین به‌روزسانی در 8 آذر 1400 توسط سارا حقگو

در صورتی که داوطلب ادامه‌ تحصیل در خارج از کشور هستید باید در نظر داشته باشید که یکی از بهترین راه‌ها برای برقراری ارتباط با اساتید جهت اپلای در دانشگاه مورد نظر، ایمیل زدن است. یک ایمیل خوب می‌تواند شانس شما را برای دریافت پذیرش از دانشگاه و حتی اخذ بورسیه بالا ببرد. آیا از اصول، قواعد و استانداردهای ایمیل زدن به اساتید باخبرید؟ اگر شما هم علاقه‌مند به تحصیل در خارج هستید، موسسه گوتوتی‌آر به طور کامل شما را در امر همراهی خواهد کرد. در این مقاله قصد داریم شما را با نحوه ایمیل زدن به اساتید جهت اپلای دانشگاه آشنا کنیم. پس تا پایان این مطلب ما را همراهی کنید.

هدف از ایمیل زدن و مکاتبه با اساتید چیست؟

برای تحصیل در مقاطع تکمیلی (فوق‌لیسانس، دکترا، فوق‌دکترا ..) در دانشگاه‌های خارجی، در ابتدا باید پروپزال خود را در اختیار استاد راهنمای مورد نظر قرار داده تا نظر او را برای دریافت اپلای جلب کنید. ایمیل زدن یکی از بهترین راه‌ها برای برقراری ارتباط با اساتید خارجی و دانشگاه مقصد به حساب می‌آید. مکاتبه با اساتید در گام اول سبب می‌شود تا استاد مربوطه با رزومه تحصیلی، توانمندی‌ها و مهارت‌های شما آشنا شود و در گام دوم به میزان علاقه‌مندی و انگیزه‌ی شما در راه رسیدن اهدافتان پی ببرد.

ارسال ایمیل یکی از آسان‌ترین و بهترین روش‌های برای بیان درخواست‌ها و نیازهای شما به اساتید خارجی است. آمار نشان می‌دهد، افرادی که موفق به برقراری ارتباط با اساتید دانشگاه مقصد خود می‌شوند شانس بیشتری در دریافت پذیرش دانشگاه و اپلای دارند، همچنین می‌توانید با حمایت و کمک اساتید از کمک هزینه‌های تحصیلی و بورسیه‌ها‌ بهره‌مند شوید.

نحوه پیدا کردن اساتید مرتبط جهت ایمیل زدن

  • در اولین گام می‌توانید از طریق گوگل کلیدواژه‌هایی همچون نام دانشگاه یا فیلد مورد علاقه‌ی خود را سرچ کنید تا بر اساس آن استاد مورد نظرتان را پیدا کنید.
  • یکی دیگه از روش‌ها جستجو در سایت دانشگاه یا استفاده از شبکه‌های اجتماعی همچون لینکدین، فیسبوک و … است.
  • قبل از ایمیل زدن، نیازهای دانشگاه مقصد خود را شناسایی کنید. توجه داشته باشید موضوعی که انتخاب کرده‌اید آیا در دانشگاه مورد نظرتان Research Interest دارد یا خیر(استاد راهنمایی که در حوزه تحقیقاتی شما مهارت داشته باشد و بتواند به شما کمک کند).

پیشنهاد می‌کنیم مطلب «نحوه پیدا کردن استاد راهنما جهت اپلای دانشگاه» را حتما مطالعه کنید.

متقاضی در مکاتبه با اساتید با چه جواب‌هایی روبرو خواهد شد؟
رد درخواست متقاضی: در این شرایط دانشجو باید استاد دیگری را انتخاب کرده و به او ایمیل بزند.
تقاضای ارسال اطلاعات بیشتر: این حالت به این معناست که رزومه آکادمیک شما مورد توجه استاد مورد نظر قرار گرفته و قصد کسب اطلاعات بیشتری درباره‌ی شما دارد.
درخواست مصاحبه با دانشجو: در این شرایط یعنی استاد شما را پذیرفته و قصد مصاحبه آنلاین با شما را دارد. این بهترین پاسخی است که می‌توان از سمت استاد دریافت کرد.

ساختار و مراحل نگارش متن ایمیل جهت اپلای

نوشتن متن یک ایمیل جهت ارسال برای استاد، اصول و ساختار خاصی دارد، اگر شما بتوانید استانداردهای لازم را رعایت کنید و متنی اصولی و دقیق بنویسید، شانس شما در پذیرش از سمت استاد و دانشگاه بالاتر خواهد رفت. به طور کلی یک متن ایمیل به ۳ بخش کلی تقسیم می‌شود که در ادامه هر کدام از آنها را به تفصیل توضیح خواهیم داد.

پاراگراف اول ایمیل- مقدمه

در بخش اول یا مقدمه ایمیل باید به طور کلی درباره‌ی خلاصه‌ای از خود (مقالات نوشته شده مرتبط با موضوع انتخابی و بزرگترین دستاوردها)، نام و نام خانوادگی، ملیت، سوابق تحصیلی، نام رشته، نام دانشگاه، GPA مدرک(معدل معادل‌سازی شده)-می‌توانید از طریق wes معدل خود را معادل‌سازی کنید- و … بیان کنید.

اگر دانشگاه شما جزو رنکینگ دانشگاه‌های برتر در ایران است می‌توانید به آدرس سایت مورد نظر رنگینک لینک بدهید تا صحت حرف‌های اثبات شود.

بعد از آن می‌توانید درباره‌ی تز خود صحبت کنید، اگر ثبت اختراع دارید یا در دوره‌ی تخصصی شرکت کرده‌اید می‌توانید درباره‌ی آن به‌صورت خلاصه صحبت کنید.

پاراگراف دوم یا اصلی

پاراگراف دوم درباره‌ی زمینه‌ی تحقیقات استاد مورد نظر است، در این بخش پس از مطالعه وب‌سایت استاد و مروری بر تالیفات و پژوهش‌های او‌ باید اشاره‌کنید که چرا این ریسرچ به مقاله‌ی شما مرتبط است و به‌چه دلیل تحقیقات این استاد با اهداف شما هم‌راستا است. در ادامه باید به‌صورت کمی تخصصی‌تر درباره‌ی علت ارتباط پروژه خود و ریسرچ اینترست استاد و دلیل انتخاب او صحبت کنید. می‌توانید از طریق پایگاه جستجوی اتوماتیک، Google Scholar تحقیقات استاد مورد نظر را سرچ کنید و مقالات او را مطالعه کنید و ارتباط بین پیشینه مطالعات خود و استاد مورد نظر را پیدا کنید، این کار سبب می‌شود تا موضوع شما برای استاد جذاب به نظر بیاید و راحتتر شما را قبول کند.

پیشنهاد می‌کنیم مطلب «استادی پلن چیست و چه تاثیری در اخذ ویزای تحصیلی دارد؟» را مطالعه کنید.

پاراگراف سوم ایمیل- نتیجه‌گیری

در پاراگراف پایانی باید اشتیاق و علاقه‌ی خود نسبت برای همکاری و کار با استاد مورد نظر را اعلام کنید، همچنین در ادامه می‌توانید درباره‌ی دلیل انتخاب استاد و هدف از انتخاب این موضوع صحبت کنید. در نهایت از استاد مورد نظر تشکر کنید و مراتب احترام را به‌جا بیاورید. اگر مدرکی را به ایمیل خود پیوست کرده‌اید در این بخش اعلام کنید تا استاد فایل آن را دانلود و مشاهده کند.

پیشنهاد می‌کنیم مطلب «ریسرچ پروپزال یا طرح تحقیق چیست و چگونه نوشته می‌شود؟» را مطالعه کنید.

نکات مهم در هنگام نگارش متن ایمیل

  • لحن متن ارسالی باید محترمانه و رسمی و به عبارتی formal باشد.
  • نامه‌های رسمی با عبارت Dear آغاز می‌شود؛ استفاده از Hello یا Hi در ابتدای یک نامه رسمی به هیچ عنوان جالب نیست!
  • برای خطاب به اساتید از عبارت Dr یا Professor استفاده کنید، از نوشتن کلماتی همیچون Mr، Ms، Mrs و… اجتناب کنید.
  • ایمیل نباید طولانی باشد، توصیه می‌شود متن ایمیل ارسالی از ۳۰۰ کلمه بیشتر نشود.
  • بهتر است در روزهای کاری هفته(دوشنبه تا جمعه) و ترجیحا صبح (به وقت کشور مقصد) به استاد ایمیل بزنید.
  • حداقل ۲ ماه قبل از ددلاین [deadline] دانشگاه‌ها، اقدام به برقراری ارتباط با اساتید کنید. این روند می‌تواند تا بعد از اپلای نیز ادامه داشته باشد.
  • عنوان ایمیل شما باید جذاب و گیرا باشد تا در نگاه اول استاد جذب شده و تا انتها متن شما را مطالعه کند.
  • در صورت داشتن رزومه قوی می‌توانید CV خود را در انتهای ایمیل به متن پیوست(Attach) کنید.
  • متن ایمیل باید بدون تعارف و یا دور از هر گونه احساسات باشد.
  • ایمیل شما باید کوتاه و فقط دربردارنده‌ی نکات اصلی باشد.
  • توضیحات و اطلاعات در ایمیل باید براساس واقعیت باشد.
  • هم زمان به اساتید مختلف یک دانشگاه برای پذیرش ایمیل نزنید مگر اینکه یکی از اساتید این را از شما خواسته باشند و به استاد جدید اطلاع دهید که با هماهنگی به او ایمیل زده‌اید (قبل از ارسال ایمیل به استاد دیگر در یک دانشگاه حتما یک هفته صبر کنید و سپس به دیگری ایمیل بزنید).
  • اگر در دانشگاه مقصد اساتید ایرانی در حال تدریس هستند که با Reaserch Interest شما هماهنگی دارند بهتر است به آنها ایمیل بزنید، این کار می‌تواند شانس شما را افزایش دهد.
  • می‌توانید قبل از ارسال ایمیل، افزونه‌ی mailtracker در جی‌میل، یاهو و … را فعال کنید. این افزونه شما را از باز شدن ایمیل توسط مخاطب مطلع خواهد کرد.

امیدواریم بعد این مقاله اطلاعات درستی درباره‌ی «نحوه ایمیل زدن به اساتید خارجی» بدست آورده باشید و بتوانید با اطلاعات بیشتری برای مهاجرت تحصیلی خود اقدام کنید. همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید با مشاوران گوتوتی‌آر (go2tr) تماس بگیرید تا در این زمینه شما را همراهی کنند. لطفا نظرات و پیشنهادات خود را با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات رایج درباره‌ی نحوه ایمیل زدن به اساتید خارجی

چگونه می توانیم به ایمیل استاد دسترسی پیدا کنیم؟

شما می‌توانید از طریق سایت دانشگاه مورد نظر یا از طریق جستجوی نام استاد در موتورهای جستجو و دسترسی به وبسایت شخصی استاد، به ایمیل او دسترسی پیدا کنید.

آیا با هر آدرس ایمیلی می‌توان با استاد مکاتبه کرد؟

بله، اما استفاده از آدرس ایمیل دانشگاه خود، باعث می شود ایمیلتان تخصصی‌تر به نظر برسد.

آیا باید به زبان انگلیسی به استاد ایمیل بزنیم؟

بله. از آنجا که انگلیسی زبان بین‌المللی است بهتر است به آن زبان ایمیل بزنید.

منابع:

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مشاوره رایگان مهاجرت:021 43000 021
همه روزه از ساعت ۸صبح الی‌ ۲۳ شب پاسخگوی تماس‌های شما هستیم. 021 43000 021 هم اکنون از طریق واتس‌اپ با ما در ارتباط باشید.
در صورتیکه موفق به مکالمه با مشاوران ما از طریق شماره اصلی نشدید، می‌توانید با یکی از شماره‌های زیر تماس بگیرید. +982142956